“Doble trabajo”
Cotizar obliga a pasar la misma información por cinco sistemas que no se hablan. El cliente está al frente, esperando un precio.
Auditoría deSistema Comercial
Tu futuro entregable
Ejemplo ilustrativoLO QUE NOSDIJISTE
“Se va olvidando”
Cuando entra un cliente nuevo, el anterior se enfría. Hoy no hay una lista viva de qué oportunidades están abiertas, de quién es cada una y qué sigue.
"Todo son islas"
La información del negocio está repartida entre el sistema de facturación, el portal del proveedor, Excel, carpetas compartidas, WhatsApp y la memoria de cada persona. Para responder una pregunta simple hay que reconstruirla.
“Esto no lo dedujimos: lo dijiste tú, en varias conversaciones, y lo vimos en pantalla.”
CÓMO COTIZANHOY
Solicitud del cliente
WhatsApp · llamada · web · visita
Portal del proveedor
cotización base: producto, medidas
Excel
ajustes y cálculo: precio, descuentos
Sistema de facturación
datos del cliente + documento final
Carpetas compartidas
archivo del documento
Excel de seguimiento
estado, actualizado de forma irregular
Cierre… o silencio
sin alerta · sin responsable
El mismo dato del cliente se vuelve a digitar en al menos 3 de los 5 pasos.
observado en pantalla
Cinco sistemas. Ninguno le pasa la información al siguiente. El puente entre todos es una persona.
CUÁNTO CUESTA
Pon tus números. Completa los 4 campos de abajo para ver cuánto le cuesta a tu empresa cotizar hoy.
Cuenta al menos una diaria por vendedor. Punto de partida propuesto: 25–30
Incluye a quien cotiza aunque no sea su rol principal
Desde que el cliente pide el precio hasta que el documento está emitido y archivado — los cinco pasos completos
Una referencia aproximada de lo que recibe un vendedor al mes, incluyendo comisiones.
Horas al mes
—
Se calcula cuando completes los 4 campos
Costo al mes
—
Se calcula cuando completes los 4 campos
Se llena en vivo, cronometrando la prueba
Por eso el primer entregable es el cotizador, y no un sistema nuevo. Es el cambio que más rápido se nota, antes de pedirle nada al equipo.
Estos números los pones tú. Vectoria no los midió — hoy no existen. La estimación convierte el salario mensual en valor por hora usando una base de 160 horas al mes; no es una medición contable ni una promesa de resultado.
POR QUÉ PASA
El dueñoel único puente
Facturación
Portal del proveedor
Excel
Carpetas
WhatsApp
Equipo de campo
Memoria de cada vendedor
Causa
La información está en islas y el único puente es el dueño
Consecuencia
Cotizar dueleEl seguimiento se enfríaNo se sabe en qué va una entregaNo se sabe de dónde llegan los clientes
Efecto
Las decisiones llegan tarde y la capacidad topa en la agenda de una persona
No hay una herramienta que conecte las islas. Hay una persona que las conecta — y es la misma que debería estar vendiendo proyectos.
LO QUEPROPONEMOS
HOY
Solicitud del cliente
Portal del proveedor
Excel (ajustes)
Facturación (documento)
Carpetas compartidas (archivo)
Excel de seguimiento (irregular)
CON ELCOTIZADOR
Solicitud del cliente
Cotizador (tarifas del proveedor + IA: precio · margen · documento)
Registro creado solo
El registro no es una tarea nueva.
Es lo que queda después de cotizar.
Cotizador con IA sobre las tarifas del proveedor
El doble trabajo. Cotizar con el cliente al frente
Un solo lugar donde vive cada cliente, cotización y entrega
Las islas. Se llena solo, al cotizar
Ritmo de seguimiento: dueño, próxima acción y alerta
Que nada se enfríe sin que nadie se entere
Tablero del dueño
Dejar de estar a ciegas
Saber en qué va cada entrega, reportado desde campo
Que el estado llegue solo
Lo que no incluye esta etapa: el agente de WhatsApp y un CRM formal de mercado. Se conversaron, no están cotizados. Las cinco piezas de arriba sí caben en los tres meses pactados.
CÓMO SE VEFUNCIONANDO
Vista previa del documentoCotización de ejemplo · 1 de 1
Empresa de ejemplo S.A.
Ciudad
Cotización
N.º 001
Fecha: 01/01/2026
| Producto | Ancho | Alto | Cant. | Entrega | Precio unitario | Precio total |
|---|---|---|---|---|---|---|
Producto de ejemplo
| 1,50 m | 2,00 m | 2 | 60,00 | 500,00 | 1.000,00 |
- Valor
- 1.000,00
- Total entrega
- 120,00
- Impuestos
- 212,80
- Total cotización
- 1.332,80
Precios válidos por 7 días a partir de la fecha de expedición.
Empresa de ejemplo S.A.
Ciudad
Cotización
N.º 001
Fecha: 01/01/2026
Producto de ejemplo
- Referencia
- Producto A
- Variante
- Estándar
- Medida
- Según pedido
- Color
- Blanco
- Acabado
- Mate
Ancho
1,50 m
Alto
2,00 m
Cant.
2
Entrega
60,00
Precio unitario
500,00
Precio total
1.000,00
- Valor
- 1.000,00
- Total entrega
- 120,00
- Impuestos
- 212,80
- Total cotización
- 1.332,80
Precios válidos por 7 días a partir de la fecha de expedición.
Maqueta con datos ficticios.
01
Portal del proveedor (precio y descuento)
02
Cálculo manual en Excel (margen + entrega + transporte + impuestos)
03
Documento con membrete de la empresa
04
Documento final en el sistema de facturación (el que se envía y se factura)
Cuatro pasos, cuatro documentos, y cada uno con su propio nombre para lo mismo — “Vr. Unitario” en uno, “Precio unitario” en otro. Ninguno le habla al siguiente; todo se vuelve a escribir a mano. Conseguir acceso por API al portal del proveedor es poco realista. Cotizar contra las tarifas vigentes y resolver esta misma cadena en un solo paso produce el mismo resultado — y eso sí se puede construir ya.
CLIENTE
origen · tipo · contacto
OPORTUNIDAD
etapa · dueño · próxima acción
COTIZACIÓN
versión · valor · margen
ENTREGA
fecha · estado · evidencia
POSTVENTA
garantía · mantenimiento · reparación
Recompra · vuelve a abrir una oportunidad
Llega a
Tablero del dueño
Oportunidad · Cotización · Entrega
Se lee de arriba abajo. Cada cosa que pasa deja lo siguiente listo, sin volver a escribir nada. Y la garantía, meses después, puede volver a abrir una oportunidad de recompra — que hoy no se persigue porque nadie sabe cuándo toca.
LOS 90 DÍAS
30
Cotizar deja de doler
- Cotizador sobre las tarifas del proveedor, primera versión
- Sesión de 30 minutos con cada vendedor: cotiza compartiendo pantalla y comparamos con el cotizador
- De esas sesiones sale la línea base real de tiempo por cotización
- Tarifas vigentes recibidas y regla de margen confirmada
- Una sola lista de oportunidades abiertas, con dueño y próxima acción
- Arranca la revisión comercial semanal
60
El dato se captura solo
- El cotizador genera el documento con el formato del sistema de facturación
- El registro se conecta a la salida del cotizador y se llena solo
- Ritmo de seguimiento con estado, dueño y alerta
- Se vuelve a cronometrar y se compara contra la línea base
90
El dueño deja de ser el puente
- Tablero del dueño, con las líneas de negocio separadas
- Reporte mínimo de entrega, probado con una persona de campo
- Entrega reportada en operación regular
- Se nombra una persona responsable del sistema, distinta del dueño
- Cierre del diagnóstico y recomendaciones de fase 2
“El dueño puede responder, sin llamar a nadie, cuántas oportunidades hay abiertas, cuáles están en riesgo, qué entregas van atrasadas y cuánto pesa realmente cada línea del negocio.”
Este es un primer corte basado en lo que sabemos hoy. Cuando llegue la información de la siguiente sección, algunas prioridades pueden moverse. Decirlo ahora es parte del método.
LO QUE NECESITAMOSDE USTEDES
El plan arranca con lo que ya tenemos. Estas dos cosas son las únicas que detienen algo; el resto mejora la precisión de lo que podemos calcular, pero no frena el día uno.
Bloquea el arranque
Tarifas de precios vigentes del proveedor y la regla de margen
Media hora de cada vendedor para la sesión uno a uno
No frena nada, pero mejora lo que podemos calcular
Ventas y margen por línea de negocio del último año
Lista de oportunidades: etapa, de dónde llegó, valor, por qué se perdió, fecha
Estado de resultados, descuentos y comisiones
Proyectos activos: unidades, avance, incidentes, responsables
Organigrama vigente
Qué dispositivo y conectividad tiene el equipo de campo
Inventario de cuentas, permisos y carpetas en los sistemas actuales
LO QUE FALTADECIDIR
Hay decisiones que no nos corresponden. Estas son.
¿Cuál es realmente el motor del negocio: ventas recurrentes o proyectos grandes?
Los leads y las visitas que llegan por canales registrados explican una parte. La facturación declarada incluye proyectos que entran por relación directa del dueño y no aparecen en ningún registro. No sabemos la respuesta y no vamos a suponerla. Es la pregunta que más cambia el plan.
Y es exactamente el argumento para empezar a medir: hoy no tiene respuesta porque no hay dónde mirarla. En 90 días sí la tiene.
- ¿Cuál es la meta del negocio a 12 meses, en número?
- ¿Cómo se concilian las cifras declaradas con el desglose por línea?
- ¿Qué papel debe conservar el sistema de facturación fuera de lo contable?
- ¿Por qué se abandonó el CRM anterior, en palabras del equipo y no solo en las tuyas?
- ¿Quién será el dueño del sistema cuando Vectoria salga?
- ¿Quién mantiene actualizadas las tarifas del proveedor y cada cuánto cambian?
- ¿Qué está dispuesto a cambiar el equipo en su día a día?
- ¿Qué cuenta como una incidencia de entrega?
Acordar prioridades, dueños y la fecha de la primera revisión semanal.